ケアマネからの電話対応を円滑に行う3つのコツ【電話営業の効果も】

ケアマネ攻略
介護事業者:この間ケアマネに営業したら新規の電話がかかってきたんだけど、慣れてなくてあたふたしちゃったよ。しっかり対応できるようになりたい。てか電話営業って効果あるのかな?

こんな疑問にお答えします。

本記事の内容

  • 営業後のケアマネからの電話対応をスムースに行う3つのコツ
  • ケアマネへの電話営業の効果
ユウ:この記事を書いているぼくは、ケアマネ営業歴9年目。何千回とケアマネと電話してきました。

この記事を読み終えたあとは、ケアマネへの電話対応レベルが2UPします。

※3分でサクッと読めます。
8年間の見識をギュッと凝縮しました。

それではまいりましょう( ˆoˆ )/

営業後のケアマネからの電話対応をスムースに行う3つのコツ


下記のとおりです。

  • その①:レスポンスの速度を意識する
  • その②:テンプレを作る
  • その③:必ず復唱する

それぞれ順番に解説していきます。

レスポンスの速度を意識する

具体的には、電話に出るまでの速さと、出られなかった時や宿題をもらった時の折り返しの速さです。
なぜなら第一報を取れるかどうかでケアマネからの印象が大きく違ってくるからです。

実際にぼくも電話に出れなかったり、折り返しに10分くらい遅れただけで他社に流れた経験が何度もあります。

その時の悔しさたるや‥。
反応速度は意識次第です。

よくある質問:どうしても出れない時もあるでしょ?

あります。
なので準備しておくことが大切です。

転送を設定しておくのも手ですね。

宿題をもらった時
例えばサービスが提供できる空き時間を聞かれたり、事業所の情報やサービス内容について質問された時です。

たとえ時間がかかる場合でもできるだけ早い段階で中間報告をして『しっかりと対応をしている』ことをアピールしましょう。

テンプレを作る

電話に慣れないうちは必ずテンプレートを用意しておきましょう。
聞き逃しやテンパることが少なくなります。

ぼくも今だに用意しています。
基本的に新規の依頼がかかってきたらテンプレを見ながら話を聞いて行きます。

ぼくが(訪問入浴の新規の)電話を受ける場合のテンプレ
例えば下記のような感じで用意しています。

  • 氏名
  • 住所
  • 生年月日
  • サービス希望日時
  • 簡単な既往歴
  • キーパーソン
  • 事前訪問日

各会社によって違うと思いますができるだけミニマムにまとめましょう。
最低限の事項のみでOK。

もちろんケアマネが話してきたらしっかりメモりましょう。

事前訪問日の相談が1番のミソ
実は上記のテンプレの中で『事前訪問日』が1番大切でしていかに面会に繋げるかで他社に流れる確率を大きく下げることができます。

少し乱暴ですが1度利用者さんと面識を作ってしまえば曜日や時間の調整もしやすくなります。

必ず復唱する

最後は必ず復唱しましょう。
当たり前ですがテンパっていると意外にできないものです。

聞き直すことで結構間違えていた情報に気づくことがあります。
お互いのミスを防ぎます。

ケアマネの新規の問い合わせは基本的に電話

基本的に電話です。
ケアマネは多い人だと本当に1日中電話しています。

電話の回数も時間も長いです。
調整役なので仕方ないですよね。

なので上記の3つのポイントを抑えてできるだけ簡潔に、かつスマートに対応していきましょう。

ケアマネへの電話営業の効果


結論は、ほとんどありません。
というかやりづらくて仕方ないですよね。

コロナ禍に100件くらい実施しましたが依頼に繋がったのは2件程でした。

ケアマネは忙しい

営業の電話だとわかると嫌がる人の方が多いですよね‥。
さらに未取引のケアマネだと尚更です。

さすがに電話は難しい。
普段の訪問時もいかに営業色を無くすかが重要ですが電話だとことさら難しい。

どうしてもしたいなら既存で取引のあるケアマネさんであればまだ効果が期待できるかもって感じです。
百歩譲ってアポ取りの電話なら良いかもしれません。

ケアマネへの営業ではほぼアポは取らずにやっているぼくですが、詳しくは下記の記事で解説しています。

ケアマネからお礼の電話もよくもらいます
新規依頼ではなく残念ですが度々お礼の電話をもらいます。
関係構築の1つの目安になりますよね。

どういったことでもらったかというと、ずばりポスティングです。

ローラー営業が多いケアマネ営業では面会率がなかなか上がらない時がありまして、不在を見越してポスティングするツールには拘っています。

おすすめはメッセージカード。
それも手書きがグッドです。

工数かかりますが価値は十分にあります。

ということで今回は以上です。

ケアマネジャーへの営業は一度慣れてしまえば割とストレス無く成果を出すことができます。
最初の壁を越えるまでが肝でして、本サイトで壁を超えるお手伝いさせて下さい( ˆoˆ )/

また、コンテンツの販売もしております。
ぼくがケアマネジャーへの営業を8年間してきて培った全てのノウハウとテクニックを詰め込んだnoteを作りました。
一冊あればケアマネ営業への不安がかなり解消されると思いますので、お守りがわりにどうぞ。
少し豪華なお昼を一食だけ我慢すれば買える値段にしております。

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おわり。

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